FuKS Benutzerhandbuch

1. Einleitung

FuKS (Führungs- und Koordinierungssystem) ist ein webbasiertes System zur Unterstützung der Stabsarbeit in Einsätzen. Es ermöglicht die strukturierte Kommunikation, Dokumentation und Koordination innerhalb eines Einsatzstabes.

Zwei Hauptanwenderkreise

Administratoren und Leiter: Verwalten Organisationen, Einsätze und Mitglieder, besetzen Stabspositionen.

Stabmitglieder: Arbeiten im Einsatz, verfassen und verwalten Meldungen, kommunizieren mit anderen Stabsstellen.

2. Erste Schritte

2.1 Startseite

Nach dem Aufruf der FuKS-Anwendung sehen Sie die Startseite mit zwei Optionen:

Anmelden: Wenn Sie bereits ein Konto haben
Registrieren: Für neue Benutzer

Abb. 1: Die Startseite von FuKS mit Anmelde- und Registrierungsoptionen

2.2 Anmeldung

Klicken Sie auf "Anmelden" und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.

Hinweis: Es gibt zwei Anmeldeverfahren:

Anmeldung per E-Mail-Link (nur E-Mail-Adresse erforderlich)
Anmeldung mit E-Mail und Passwort

Abb. 2: Die Anmeldeseite mit beiden Anmeldeoptionen

2.3 Beitritt zu einer Organisation

Nach der Anmeldung können Sie:

Einer bestehenden Organisation beitreten (über das Organisationsverzeichnis)
Eingeladen werden (per E-Mail-Einladung)
Einer Organisation einen Beitrittsantrag stellen

Information: Als Mitglied ohne Administratorrechte können Sie Einsätze sehen und an ihnen teilnehmen, haben aber keine Verwaltungsrechte.

3. Organisationen verwalten (Admin/Leiter)

Als Administrator oder Leiter einer Organisation haben Sie umfangreiche Verwaltungsmöglichkeiten. Diese Funktionen sind nur für Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen verfügbar.

3.1 Organisationen-Übersicht

Nach der Anmeldung gelangen Sie zur Übersicht Ihrer Organisationen. Hier sehen Sie:

Ihre primäre Organisation (falls vorhanden)
Optionen zum Erstellen einer neuen Organisation
Link zum Organisationsverzeichnis

Abb. 3: Übersicht aller Organisationen, denen Sie angehören

3.2 Organisations-Details

Die Detailansicht einer Organisation zeigt:

1 Organisationsinformationen: Name, Typ, Beschreibung, Kontaktdaten
2 Aktionen: Bearbeiten, Mitglieder verwalten, Stabsstellen bearbeiten, E-Mail-Konten verwalten
3 Mitgliederliste: Übersicht aller Mitglieder mit ihren Rollen
4 Statistik: Anzahl der Mitglieder

Abb. 4: Detailansicht einer Organisation mit allen Verwaltungsoptionen

3.3 Mitglieder verwalten

Auf der Mitgliederseite können Sie:

Mitglieder einladen (Button "Einladen")
Mitgliedschaften bearbeiten (Rolle ändern, Status verwalten)
Übersicht aller Mitglieder mit Rollen sehen

Abb. 5: Verwaltung der Organisationsmitglieder

Wichtig: Nur Administratoren und Leiter können Mitglieder einladen und Mitgliedschaften verwalten. Mitglieder und Gäste haben nur Leserechte.

3.4 Stabsstellen verwalten

Stabsstellen sind die Positionen im Einsatzstab (z.B. CO, S1, S2, S3, COM, DOC, SX). Sie können:

Neue Stabsstellen erstellen
Bestehende Stabsstellen bearbeiten
Stabsstellen archivieren (soft delete)

Stabsstellen werden automatisch erstellt, wenn eine Organisation erstellt wird. Sie können sie bearbeiten oder löschen. In der Datenbank werden gelöschte Stabsstellen archiviert.

Die Rollen CO (Leitung) und DOC (Einsatztagebuch) können jeweils nur einmal zur Zeit in einem Einsatz besetzt sein. Wenn die Rolle neu vergeben wird, erfolgt eine Ablösung.

Abb. 6: Übersicht aller Stabsstellen der Organisation

4. Einsatz-Management (Admin/Leiter)

Einsätze sind die zentrale Arbeitsumgebung in FuKS. Jeder Einsatz gehört zu einer Organisation und kann mehrere Stabsstellen haben.

4.1 Einsätze-Übersicht

Die Einsätze-Übersicht zeigt alle Einsätze Ihrer Organisation:

Liste aller aktiven und abgeschlossenen Einsätze
Statusanzeige (aktiv/abgeschlossen) für jeden Einsatz
Wichtige Informationen auf einen Blick: Standort, Führungsstelle, Eröffnungszeit
Direkter Zugang zum Desk ("zum Stab") für jeden Einsatz
Button zum Erstellen eines neuen Einsatzes
Link zur Stabsstellen-Verwaltung

Abb. 7: Übersicht aller Einsätze der DEMO OV mit drei verschiedenen Einsatzvarianten

Tipp: Die Einsätze-Übersicht zeigt verschiedene Einsatzvarianten:

Regionaleinsatz mit Einsatzabschnitten (hierarchische Struktur)
Standard-Einsätze mit vollem Stab
Kleinere Einsätze (1-2 Personen)

4.2 Einsatz erstellen

Beim Erstellen eines neuen Einsatzes müssen Sie folgende Informationen eingeben:

1 Bezeichnung: Name des Einsatzes oder Einsatzabschnitts
2 Führungsstelle: Name/Einheit der Führungsstelle
3 Kontaktdaten: Telefon, E-Mail, Funkrufname, Rufgruppe
4 Standort: Einsatzort
5 Beschreibung und Auftrag: Detaillierte Informationen
6 Übergeordneter Einsatz: Optional, für Einsatzabschnitte

Abb. 8: Formular zum Erstellen eines neuen Einsatzes

Hinweis: Bei einigen Formularen muss gescrollt werden, um alle Felder zu sehen. Dies ist bei Auflösungen unter 1920x1080 besonders wichtig.

4.3 Stab besetzen

Nach dem Erstellen eines Einsatzes müssen Sie die Stabsstellen mit Benutzern besetzen:

Gehen Sie zur Einsatz-Detailansicht
Klicken Sie auf "Stab besetzen"
Übersicht: Sie sehen eine Tabelle aller besetzten Positionen mit Benutzer, Startzeit und Endzeit (bei Ablösungen)
Klicken Sie auf "Stabsstelle besetzen", um einen neuen Benutzer hinzuzufügen
Oder klicken Sie auf "bearbeiten", um die Besetzung eines Benutzers zu ändern

Abb. 11: Übersicht der Stabsbesetzung mit allen Positionen und Benutzern

Ablösungen

Wenn Sie einen Benutzer bearbeiten, können Sie:

Zusätzliche Stabsstellen für diesen Benutzer aktivieren
Stabsstellen entfernen (der Benutzer wird dann abgelöst)
Ablösung durchführen: Wenn eine Position bereits von einem anderen Benutzer besetzt ist (z.B. CO oder DOC, die nur einmal besetzt werden können), müssen Sie eine Ablösung durchführen. Der vorherige Benutzer wird automatisch abgelöst, wenn Sie den neuen Benutzer zuweisen.

Abb. 12: Stabsstellen-Zuordnung mit Hinweis auf bereits vergebene Position (Ablösung nötig)

Wichtig: Einige Rollen (z.B. CO, DOC) können nur einmal pro Einsatz besetzt werden. Bei einer Ablösung wird der vorherige Benutzer automatisch deaktiviert (soft delete).

5. Stabsarbeit (Stabmitglieder)

Der Desk-Bereich ist die Hauptarbeitsumgebung für Stabmitglieder während eines Einsatzes. Hier werden Meldungen verfasst, gelesen und verwaltet.

5.1 Desk-Übersicht

Der Desk-Bereich ist die zentrale Arbeitsumgebung während eines Einsatzes. Er besteht aus mehreren Spalten:

1 Stabsstellen-Navigation: Liste aller Stabsstellen im Einsatz mit aktueller Besetzung und Status (online/offline)
2 Meldungsliste: Alle Meldungen Ihrer Stabsstelle mit Such- und Filterfunktionen
3 Meldungsinhalt: Anzeige der ausgewählten Meldung mit allen Details
4 Meldung verfassen: Formular zum Erstellen neuer Meldungen (rechts oder als Bottom Sheet auf mobilen Geräten)

Abb. 9: Desk-Ansicht eines Einsatzes mit vollem Stab (CO, S2, S3, COM, DOC, SX)

Hinweis: Die Ansicht passt sich automatisch an die Bildschirmgröße an. Auf kleineren Bildschirmen werden einige Bereiche als Overlays oder Bottom Sheets angezeigt.

Einsatzvarianten

FuKS unterstützt verschiedene Einsatzvarianten:

Vollstab: Einsatz mit mehreren Stabsstellen (CO, S1-S6, COM, DOC, SX). Dies ist die Standardvariante für größere Einsätze.

Zwei Personen (Leiter + FMZ): Eine Führungsstelle mit nur zwei Personen, typischerweise ohne Sichter (SX). In dieser Variante übernimmt die FMZ die Kommunikation direkt.

Abb. 10: Desk-Ansicht für eine Führungsstelle mit 2 Personen (Leiter + FMZ, ohne SX)

Eine Person: Für sehr kleine Einsätze kann eine Person alle Aufgaben übernehmen. In dieser Variante werden alle Meldungstypen (Eingehend, Ausgehend, ETB) in einem vereinfachten Interface angezeigt.

5.2 Meldungen verfassen

Je nach Ihrer Rolle und der Einsatzkonfiguration können Sie verschiedene Arten von Meldungen verfassen:

Für die meisten Stabsstellen:

Ausgehende Meldung: Meldungen, die von Ihrer Stabsstelle nach außen gehen
Interne Meldung: Kommunikation innerhalb des Stabes (nicht alle Rollen)

Spezielle Rollen:

CO: Leitung: Leiter/Leiterin des Stabs.
Kann jeweils nur einmal zur Zeit in einem Einsatz besetzt sein. Wenn die Rolle neu vergeben wird, erfolgt eine Ablösung.

Nur diese Rolle und das Benutzerkonto mit dem der Einsatz erstellt wurde, können die Stabsbestztung ändern.
COM: FMZ: Fernmelder oder Fernmeldezentrale
Kann mehrfach besetzt werden. Wenn mehr als eine Rolle im Stab besetzt ist, kann nur diese Rolle eingehende Meldungen erfassen und den Versand ausgehender Meldungen dokumentieren.
DOC: Einsatztagebuch: Führt das Einsatztagebuch.
Kann jeweils nur einmal zur Zeit in einem Einsatz besetzt sein. Wenn die Rolle neu vergeben wird, erfolgt eine Ablösung.
SX: Sichtung: Verteilt Meldungen an andere Stabsstellen.
Kann mehrfach besetzt werden. Wenn diese Rolle besetzt ist, können eingehende Meldungen nicht von der FMZ im Stab verteilt werden. Nur diese Rolle kann Meldungen an die Stabsstellen verteilen.

Tipp: Meldungen haben eine Fortlaufende Nummer im Einsatz. Diese Nummer kann als Referenz bei weiteren Meldungen angegeben werden um einen Zusammenhang herzustellen (z.B. bei Antworten, Weiterleiten).

5.3 Meldungen lesen und bearbeiten

In der Meldungsliste können Sie:

A Richtungsfilter: Wechseln zwischen empfangenen, allen und gesendeten Meldungen
B Suche: Nach Nummer, Betreff oder Sender suchen
C Statusfilter: Alle, Ungelesen, Offen

Abb. 13: Vollständige Desk-Ansicht mit allen besetzten Stabspositionen (DOC, S1, S2, S3, CO, COM, SX, Log)

Beim Anzeigen einer Meldung haben Sie folgende Optionen:

Antworten: Direkte Antwort auf die Meldung (automatische Referenzierung)
Weiterleiten: Meldung an andere Stabsstellen weiterleiten
Details anzeigen: Vollständige Metadaten der Meldung (inkl. Verteiler-Status)
Drucken: Meldung ausdrucken

Abb. 14: Detailansicht einer Meldung mit Status-Buttons und Verteiler-Information

Status-Buttons für Meldungen

Für jede empfangene Meldung können Sie den Bearbeitungsstatus setzen:

1 Gelesen: Meldung wurde zur Kenntnis genommen. Die Meldung wird als "gelesen" markiert und verschwindet aus dem "ungelesen" Filter.
2 In Bearbeitung: Meldung wird aktuell bearbeitet. Andere Stabsmitglieder sehen, dass diese Meldung in Arbeit ist. Die Meldung bleibt im "offen" Filter sichtbar.
3 Abgelegt: Meldung ist abschließend bearbeitet und kann archiviert werden. Die Meldung verschwindet aus dem "offen" Filter und gilt als erledigt.

Vermerk-Feld: Über den Status-Buttons befindet sich ein Textfeld für Vermerke. Hier können Sie Notizen zur Meldung eintragen, die bis zur Ablage der Meldung bearbeitet werden können.

Verteiler-Status: Sie können sehen, welche Stabsstellen die Meldung bereits gelesen haben und welche sie noch bearbeiten. Im Screenshot sieht man "S1 Inneres: Ungelesen", da die Meldung gerade erst an diese Stabsstelle verteilt wurde.

5.4 E-Mail-Eingang (COM/FMZ)

Die Rolle COM (Kommunikation/FMZ) hat Zugriff auf einen E-Mail-Eingang:

Eingehende E-Mails werden automatisch empfangen
E-Mails können in Meldungen umgewandelt werden (Betreff, Absender, Inhalt)
E-Mail-Anhänge werden nicht berücksichtigt

Hinweis: Der E-Mail-Eingang muss in den Organisations-Einstellungen konfiguriert werden.

6. Anhang

6.1 Rollen und Berechtigungen

Rolle	Beschreibung	Berechtigungen
Admin	Organisationsadministrator	Vollzugriff auf Organisation, kann Mitglieder verwalten, Einsätze erstellen
Leiter	Organisationsleiter	Kann Beitrittsanträge bewilligen, Einsätze verwalten, aber keine Organisationsdaten ändern
Mitglied	Normales Organisationsmitglied	Kann an Einsätzen teilnehmen, Meldungen verfassen
Gast	Gastmitglied	Zeitlich begrenzter Zugriff, z.B. für einen spezifischen Einsatz

6.2 Stabsrollen

Rolle	Abkürzung	Funktion
Einsatzleiter	CO	Führt den Einsatz, kann Stab besetzen
Kommunikation	COM	Verwaltet eingehende Meldungen, E-Mail-Eingang
Dokumentation	DOC	Führt das Einsatztagebuch (ETB)
Sichtung/Verteiler	SX	Verteilt Meldungen an Stabsstellen
Sachgebiete	S1-S6	Verschiedene Sachgebiete (Personal, Lage, Einsatz, Versorgung, etc.)

6.3 Support und Hilfe

Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an Ihren Organisationsadministrator oder den Systemadministrator.

Technische Details:

FuKS Version: 0.3.4
Phoenix Framework: 1.8.0-rc.3
Empfohlene Bildschirmauflösung: 1920x1080 oder höher
Unterstützte Browser: Chrome, Firefox, Safari, Edge (aktuelle Versionen)